Mini-aula: reduzindo o tamanho de meus documentos Word (passo a passo)

Descobrindo como deixar meus documentos do Word tão leves que são enviados sem esforço por e-mail, poupando espaço no disco rígido ou em serviços de armazenamento como o Google Drive.

Problema

Observemos o documento no nosso directório. Ele ocupa aproximadamente 28 Megabytes (Mb). (Para ver o tamanho que o documento ocupa, podemos posicionar o cursor do mouse directamente acima do nosso documento (Sem clicá-lo) que irá aparecer uma caixinha com esta informação)

Se tentarmos enviar como anexo, recebemos uma mensagem do seguinte tipo:

Ao abrir o documento, notamos que contém algumas imagens que podem estar a contribuir para o aumento significativo do tamanho do documento.

Por isso, uma primeira solução é comprimir as imagens do meu documento.

Passo 1: Abrimos o menu de edição de imagem

Com o lado direito do nosso mouse, clicamos sobre qualquer uma das nossas imagens para que aparece uma lista de opções.

Passo 2: Seleccionamos a opção: ‘Formatar imagens’

Com o lado esquerdo do mouse, clicamos na última opção da lista que diz: ‘Formatar imagem’.

Como resultado, será aberta uma janela de diálogo de Formatação de Imagens.

Passo 3: Pressionamos o botão: ‘Comprimir…’

Na janela que se abre, no canto inferior esquerdo, pressionamos o botão: ‘Comprimmir’.

Passo 4: Activamos a opção: ‘Todos os documentos’

No novo diálogo que se abre, no grupo de opções com título: ‘Aplicar para…’ ponderamos as opções. Se nós deixarmos a opção: ‘Apenas Imagens Seleccionadas’, a nossa compressão só irá acontecer na imagem seleccionada. Mas se nós seleccionarmos a opção: ‘Todas imagems no documento’, a nossa accção vai afectar todas imagens que inserimos no nosso documento. Isto é o que pretendemos por isso mudamos a selecção, clicando sobre a opção: ‘Todas imagens no documento’.

Passo 5: Activamos a opção: ‘Mudar para’

Abaixo das opções acima, existem outras sob o título: ‘Mudar para…’. Para o nosso caso, é suficiente clicar na opção: ‘Impressão’. Se pretendéssemos comprimir ainda mais, poderíamos mudar para a opção: ‘Web/Screen’, mas por agora vamos seleccionar com o lado esquerdo do mouse a opção: ‘Impressão’.

Caso não estejam activadas, as últimas opções: Comprimir imagens e Recortar imagens devem estar activas com ‘certo’.

Nesta caixa de diálogo pressionamos ‘OK’.

Passo 6: Confirmamos a comprensão de imagens

Depois de pressionarmos OK, nesta na caixa de diálogo anterior, é exibido um novo pedido de confirmação, para o qual devemos responder, pressionando o botão: ‘Aplicar’:

Passo 7: Pressinámos ‘OK’ para concluir

Seguidamente, pressionamos ‘OK’ na primeira caixa de diálogo e a caixa de diálogo será fechada.

Passo 8: Gravamos/Salvamos o nosso arquivo

Finalmente, devemos gravar/salvar o nosso documento, para que as alterações se reflictam no nosso armazenamento.

Passo 9: Confirmamos a redução de tamanho

Depois de seguir estes passos, podemos aceder novamente ao nosso directório e confirmar que o nosso documento reduziu de tamanho. No meu caso, o documento que antes tinha mais de 28 MB, agora passou a ter 232 KB.

Passo 10: Voltamos a anexar o nosso documento

Para concluir, já podemos voltar a anexar o nosso documento, já com espaço já muito reduzido e pronto para ser enviado por email, sem restrições.